Перечень документов — важный элемент деловой переписки, но многие составляют его неправильно. Недостающие пункты, неправильная нумерация, отсутствие реквизитов — всё это приводит к возврату пакета. Вот как оформить перечень грамотно, чтобы документы приняли с первого раза и не пришлось переделывать.

Структура перечня

Что включить:

• Шапка: наименование организации, дата, исходящий номер.
• Заголовок: «Перечень документов, прилагаемых к…» (указать основание).
• Основная часть: нумерованный список с наименованием и количеством документов.
• Подпись: ответственного лица с расшифровкой и должностью.

Важно: перечень должен быть на фирменном бланке организации или с реквизитами в шапке.

Правила оформления

Как составить правильно:

1. Начните с заголовка: «Перечень документов, представляемых для…».
2. Составьте нумерованный список: 1. Заявление — 1 экз. 2. Паспорт — копия 1 листа и т.д.
3. Укажите количество страниц каждого документа, даже если это 1 лист.
4. В конце поставьте подпись ответственного лица с расшифровкой.

Не используйте сокращения в наименовании документов — пишите полностью.

Пример заполнения

Образец перечня:

• 1. Заявление на получение лицензии — 1 экз., 2 стр.
• 2. Устав организации — копия, заверенная нотариально — 1 экз., 15 стр.
• 3. Свидетельство о регистрации — копия — 1 экз., 1 стр.
• 4. Документы об образовании руководителя — копии — 3 экз., 6 стр.

Проверяйте соответствие перечня реальному количеству документов — расхождения приведут к возврату.

Ошибки при составлении

Чего стоит избегать:

1. Отсутствия даты и исходящего номера — документ не будет зарегистрирован.
2. Неправильной нумерации: пропуска номеров или двойного обозначения.
3. Отсутствия подписи ответственного лица — перечень не имеет юридической силы.
4. Неточного описания: «копии документов» вместо перечисления каждого.

Не составляйте перечень от руки — используйте печатный текст для читаемости.

Составить перечень документов правильно — значит сэкономить время и избежать возврата документов. Следуя этим правилам, вы обеспечите принятие пакета с первого раза и ускорите обработку. Главное — внимательность к деталям и соблюдение стандартов оформления. Ваша аккуратность в документах отражает профессионализм всей организации.